AUTOMATISATION DE LA COMPTABILITÉ FOURNISSEURS

Description

La solution Basware Accounts Payables Automation, automatise de façon inégalée le traitement des factures fournisseurs, avec ou sans commandes, grâce : • à son moteur de rapprochement intégré, gérant de manière autonome les factures multilignes, multi-commandes, multidevises, multi-taxes, etc. • à l’intelligence artificielle, permettant de gérer automatiquement les imputations des factures sans commandes. • aux plans de paiement, visant à automatiser le traitement des factures récurrentes, • à son moteur de workflow intelligent. La solution limite les interventions manuelles et identifie automatiquement les erreurs et écarts pour une gestion efficace des exceptions.

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LEADER RECONNU PAR LE "MAGIC QUADRANT" DE GARTNER

Reconnu par Gartner comme leader dans l'automatisation des comptes fournisseurs, Basware apporte près de 40 ans d'expérience dans ce domaine. Ses points forts : ses capacités d'intégration dans de très nombreux systèmes ERP/IT, son aptitude à gérer tous les formats de factures (du PDF à l'EDI en passant par le XML) dans une organisation informatique complexe, sa couverture géographique mondiale et sa capacité à répondre aux différentes réglementations locales à l’échelle mondiale.

DÉPLOIEMENT A L’INTERNATIONAL

La solution de Basware répond aux besoins des organisations internationales grâce à : - une interface utilisateur multilingue, - une conformité avec les réglementations en vigueur dans différents pays, - un connecteur permettant de s’interfacer avec plus de 250 ERPs, - une équipe projet et support présente à l’international et des partenaires intégrateurs expérimentés. Basware, c’est aussi des compétences pointues qui explorent en continu les possibilités offertes par l’innovation pour développer l’automatisation et étendre l’ouverture de sa plateforme à des technologies métiers tierces (Machine Learning, API, etc.).

GESTION DES ACHATS

Avec sa solution Basware Procurement, Basware aide les entreprises à augmenter la part des dépenses sous contrôle, en d’autres termes, liées à une commande formalisée. Sa solution propose 3 canaux d’achat : les catalogues internes, les catalogues externes et les formulaires libres, tous reposant sur un workflow d’approbation paramétrable. Elle gère également l’envoi automatisé des bons de commande, ainsi que la réception des commandes, ce qui contribue à augmenter le taux de rapprochement commandes-factures.

ANALYSE DES DONNÉES

Les tableaux de bord de Basware Analytics apportent une visibilité consolidée des dépenses, permettent d’analyser en temps réel les performances du processus P2P et d’identifier les goulots d’étranglement. Les entreprises peuvent engager des actions d’amélioration sur un périmètre donné (fournisseur, pays, processus) et s’appuyer sur les analyses prédictives pour évoluer vers une plus grande agilité financière (ex : identification des factures présentant un risque de retard de paiement). La solution fournit des benchmarks de performance à partir des données anonymisées des utilisateurs de la plateforme.

REMISES POUR PAIEMENT ANTICIPÉ

Dynamic Discount permet de lancer auprès des fournisseurs des campagnes de remises pour paiement anticipé. Accessible depuis le portail fournisseurs et intégrée à la suite P2P de Basware, la solution met en évidence les factures éligibles pour que les comptables et les approbateurs puissent les traiter en priorité, et de ce fait, puissent maximiser les remises à saisir. Dynamic Discount permet de transformer la comptabilité fournisseurs en un centre de profits, d’optimiser la gestion de la trésorerie et d’améliorer la relation fournisseurs.

DEMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS

Basware propose plusieurs options de facturation électronique pour accélérer la dématérialisation : • la saisie sur portail : saisie libre ou PO flip (conversion d’un bon de commande en facture), • le PDF par e-mail : canal le plus plébiscité pour sa facilité de mise en œuvre et pour la qualité des données restituées (extraction automatique de 100 % des données de la facture), • l’EDI (+ de 70 formats supportés) : réception des factures via des connexions point à point ou via le réseau Basware, réseau interopéré avec plus de 220 partenaires de facturation. Des options de numérisation et un service d’archivage sont aussi disponibles.

GESTION DE LA RELATION FOURNISSEURS

Basware permet aux fournisseurs de suivre leurs factures sur un portail, offrant des gains d’efficacité partagés. En parallèle, Basware aide à fiabiliser les opérations transactionnelles des entreprises grâce à la mise en place de contrôles automatisés. Il est, par exemple, possible d’identifier des données à risque dans les factures (coordonnées bancaires non concordantes), ou de rejeter des factures non conformes. La solution permet également d’uniformiser, d’assainir et d’enrichir la base fournisseurs (identification des doublons, récupération d’informations externes via D&B ou directement via les fournisseurs...).

FACTURATION ÉLECTRONIQUE B2B OBLIGATOIRE

Basware poursuit les démarches pour faire partie des plateformes de dématérialisation partenaire qui seront certifiées par l’État français. La facturation électronique sera généralisée entre toutes les entreprises en 2026, selon le rapport de la DGFIP. Basware entreprend dès aujourd’hui les démarches en vue de devenir tiers de confiance de la future architecture d’échanges de factures B2B.

WORKFLOW D’APPROBATION DYNAMIQUE

La solution s’appuie sur une matrice de workflow flexible pour assurer l’autonomie du routage des approbations de factures et de commandes. Cela inclut : • un paramétrage multicritères : nom du fournisseur, un centre de coût, compte comptable, mot-clé, typologie de l’écart, etc. • plusieurs niveaux d’approbation, tenant compte des périodes d’absence des valideurs. La solution est ainsi en mesure d’intégrer les spécificités organisationnelles et fonctionnelles des entreprises et de garantir la fluidité du processus.

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